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职责的界定原则与方法

2015-04-16   张国祥
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——摘自《公司开了,你该这样管理》作者:张国祥

职责的界定原则

职责界定原则是指企业在进行职责界定时必须遵循的准则。界定职责应该事先约定准则并严格遵守执行。

职责界定的六个原则。

1、战略导向原则。与战略目标相关的事情才能列入企业员工的工作职责,无关战略的职责就是做无用功,除了浪费时间,就是浪费成本。一个代工企业的质检员研究技术升级就不属于本职工作,企业的保安搞产品开发只能算业余爱好。职责只能列入企业必需的工作。

2、单一职责原则。不将同一职责授给二个岗位。职责界定必须体现“专业的人做专业的事”和“凡事皆有专人负责”原则。

3、职责衔接原则。职责绝非孤立存在,而是在流程运转中实现或完成,故此,企业在划分职责时,必须考虑工作目标的整体实现,避免将过程职责分解到岗位后造成职责断裂局面。因此工作承接与传递方向必须界定清楚。如仓库管理员的职责就有这样一条“负责向会计报送物料收发报表”或“传递物料收发数据”。前者是手工操作企业的仓管员工作职责,后者是采用信息技术企业的仓管员工作职责。

4、责权对等原则。界定职责就是授权,授责必须同时授权。只有责任没有权力是无法完成任务的。巧妇难为无米之炊,员工没有资源支配权力,就不能有效履行职责。有些企业流行的“员工时时请示、事事汇报”现象就是责权不对等的体现。

5、责权利均衡原则。当然这里也包含了责权对等原则。不过,它更强调责利对等和权利公正原则。担负责任并且完全履行职责,就应该享受对等的利益。不能让老实人吃亏。事先界定就能避免因人而异的利益分配。履行职责与获得的利益要公正公平,不能让担负较低责任的岗位享有较高的权力以及获得过高的待遇。

6、简洁直观原则。这是表达方式和语言使用上的要求。在下节职责界定的方法中有详细介绍。

职责的界定方法

如何确定岗位职责呢?还得从企业战略目标分解开始,然后进行企业决策分类,再从组织架构设置到岗位配置入手,进行职能细分和流程梳理,才能搞清楚各岗位承接的事项和承担的工作。

进行过流程梳理和优化的企业,界定岗位职责比较容易。把流程图中与某一岗位对应的事项归纳起来,该岗位的工作职责就完成了一大半。再将本企业管理人员、一般员工的共性工作进行归类,个性化地划分到该岗位,其岗位职责就齐全了。一般员工的共性职责有“遵守公司规章制度”、“完成上级交办的其它工作”。主管人员的共性职责有:负责组织制度拟订和贯彻执行、负责系统目标制订并组织达成、负责本单位本部门成本控制管理、负责本系统员工的发展管理、负责本系统员工的绩效与薪酬管理、负责本系统例外处理、负责公司规章制度在本系统的贯彻执行、完成总经理交办的其它工作。

在实践中,企业员工撰写岗位职责常犯错误有以下情形:

1、把做好的要求当作工作职责。如收银员职责“负责收银工作”,不少企业员工写成了“确保收银不出差错”。工作职责就是该岗位员工必须做的,没有商量的余地。能不能做到,能够做到多少,是职责完成情况或者说是考核的结果。

2、把工作中的某一个活动当作职责。或者说把一项职责分解为几个动作表述,如把会计职责的“负责报销核算工作”分解为“负责审核单据”、“负责核对预算”、“负责核实报销金额”等就过细了,容易淹没工作主题。

3、把支持、协作事项当作工作职责。如“负责参与学习讨论”、“负责参与方案讨论”、“负责部门之间的协调”等内容放在任何岗位都没有实质意义。岗位职责只需要界定主管工作或主办工作。

4、把履行职责应该具备的条件放到职责中。如把“身体健康”、“忠于职守”、“胆大心细”错放在保安的职责中。这些属于担任保安应该具备的条件,而不是保安职责。

5、假话空话套话。有的企业员工在工作职责中表决心,如“全心全意”、“保质保量”、“准确无误”之类的词句根本不应该出现在岗位职责之中。

岗位职责重在解决“管什么”、“做什么”,只能用动词加名词来表述。它不能使用修饰词,不能用形容词,不能用比喻,不能用夸张,它必须客观理性、平白直说。所谓“有一说一,有二说二”用在岗位职责写作上最为贴切。

岗位职责要写好写准确不容易。多一字不行,少一语有误,多一项不行,少一项更不行。多一字工作变性,少一项工作落空。撰写岗位职责不需要生花妙笔,撰写岗位职责需要朴实文风,不能娇柔做作,必须字斟句酌。

古人讲写诗功夫在诗外,看来,写岗位职责功夫也在写作之外,那就是你必须清楚该岗位负责的全部事项。也就是说确定岗位职责在前,写好岗位职责在后。

岗位职责具有极强的企业特色。同岗位名称在不同的企业其担负的职责是不一样的。照搬照抄几乎没有可能。只能企业人员组织起来共同拟订撰写原则和撰写标准,然后分头执笔拟订初稿,再集体讨论补充,最后由企业负责人组织审批。岗位职责界定是企业组织行为,必须群策群力,不能假手个人包办。

兹举实例一份,供读者借鉴参考。

附:某制造企业行政部物业科基建监理岗位职责

1.负责基建工程询价。

2.负责基建工程队选择报批。

3.负责基建预算报批。

4.负责基建合同草签。

5.负责基建施工管理。

6.负责组织基建工程验收。

7.负责组织基建工程结算报批。

8.负责基建合同、基建档案管理。

9.遵守公司的规章制度。

10.完成上级交办的其它工作。

职责的调整程序略

详细内容略……见《公司开了,你该这样管理》

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