不要再说开会效果不好,你提前准备了吗?

2017-08-20  窦昆
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舍己为人太高尚,损人利己不久长,做人必须守底线,利人利己最长远。——窦昆

(一)会议方法设计和议程准备。

方法设计是指:当你确定考虑要召开某类会议后,就要先考察、了解该类会议的会场环境,后根据会场环境,设计会议活方法。。

方法包括:1、主持人的确立及主持方法;2、人员聚集、疏散方法;3、活动形式及活动方法;4、活动竞赛方法及奖品筹备;5、活动安全措施准备及注意事项确立;6、活动筹备人员安排及财物运筹。

议程准备是指:当你确定了会议方法后,要依方法确立会议议程。此议程一般由主持人安排。议程内容一般应包括6项:1、第一项:介绍活动项目安排(同时宣布活动主旨、会务人员、纪律、竞技规则、奖罚规定、注意事项等);2、第二项:活动炒作(包括“老板动员”、“参加活动各团队的竞技发言或演讲”、“活动场地业主祝贺发言”、“活动奖品展示”等);3、第三项:活动示范(含“竞技方法示范”、“活动获奖示范”、“安全防事故示范”等);4、第四项:活动展开;5、第五项:发奖;6、第六项:活动闭幕式(含“活动总结”、“活动者发表感言”、“与活动场地业主友好告别”等)。

(二)相关物品和资金准备。

准备办法之一,是“公私合营”,即由你机构公出和员工私岀合在一起,把问题解决。准备办法之二,是“第三方赞助”。你在搞“专家报告会”、“野外大课堂”或“冬夏令营假日行”时,可以进行动员说:“大家使劲招生招商!只要招到XX万元,咱们就拿出一半,来开展XX活动。”

(三)主持人(或叫带队人、司仪、知客)准备。

凝聚团队类会议的主持人一般不要由老板担任。烛光恳谈会、募捐会、老板员工宣誓会、团拜会、聚餐会的主持人,一般有资深老员工或老板的副手担任;卡拉OK演唱会、生日会、拓展训练会、篝火晚会,一般由年轻人中的有特长者担任。

(四)精心布置会场。

布置会场要安排专人来搞,因为需要提前营造氛围。

(1)光恳谈会的会场一定不能大,人平占地不要超过2平方米,开会中力求达到“促膝谈心”的效果。

(2)卡拉OK演唱会首选是到社会上的专门场所。自设会场时,应力求视频、音响配置齐全。

(3)募捐会。准备好募捐箱和摄像机(至少应置录音笔)。有条件的还可悬挂会标。

(4)生日会。有条件的,可悬挂会标,并置备制造欢乐气氛的气雾彩带、喷罐等。

(5)拓展训练会。必须有事先准备好的会标。有条件的,可置办拓展训练服装、队旗等。事前交代员工着旅行服和旅行鞋袜,并带好防雨、防晒物品用品。

(6)篝火晚会。准备内容:1、准备足够使用两小时以上的燃柴;2、引火物与火种;3、各人坐垫或坐垫代用品;4、足够的饮品;5、野外音响、6、创造晚会欢乐气氛的辅助用品。

(7)庆功会。准备内容:1、必须有制作考究的会标;2、必须有准备充分的《庆功致辞》;3、尽可能准备出被庆者的音频视频画面播放内容;4、尽可能有让参会者人手一份的被庆者业绩资料。

(8)老板员工宣誓会。准备足够使用的场地;双方《誓词》宣誓所使用的麦克风;记录宣誓情景的录音、录像设施。

(9)团拜会。此会的场地准备,最为复杂。主要包括:1、必须有高端的音响、投影、摄像、录音设施;2、文艺演讲场地;3、聚餐场地;4、醒目的会标及其它宣传标语布置;5、人员互动场地准备;6、室内集会的消防、人身安全、物品安全措施防范布置;7、车辆停放场地准备等。

(10)聚餐会。场地选择以考虑性价比为主。

(五)提前排练(含摸拟彩排)。

所有的会议,都要有提前排练(含摸拟彩排)的问题。即使最简单的会议,主持人也至少在准备阶段,也都要在自己的头脑中进行“想象型摸拟彩排练”。

(六)提前安排人员参会。

有时,要预发参会通知。有时,还要提前对各种工作进行调整,以便为这些会议腾出召开空间。

本文关键词:开会
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