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企业沟通机制浅谈:(二)常见渠道和形式

2010-05-20   李旭
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一:沟通机制主要渠道

◆向下沟通渠道

其要点是要保持即时性和实效性

向下沟通其根本目的是为了解决问题,做为管理者要了解实际状况和沟通中需要解决的问题瓶颈,并提供解决方法,给予下属提供经验和指导建议,并紧盯过程能实现管控,注意过程化管理,使目的有效到达。

注意态度和姿态,注意沟通中讲话的技巧,要关心体恤下属的难处,而非给予压力,态度应诚恳温和,把握下属优点,少批评,慎用惩罚,适时巧妙地给予赞扬和激励。

作为上级要善于倾听,并能够接纳别人的意见,而不是经验主义和个人主义的自我张扬,因为以前的经验不一定在当下适用。

开会沟通要注意效率,避免形式化,控制时间和与会人员数量;企业高层尽量最后发言,这样才能让大家畅所欲言,避免一言堂。

◆向上沟通渠道:

其要点是避免地位差异,保持积极性和主动性。

如果有人抱怨领导不了解你,可能是因为你的主动性沟通力还不够,因为沟通是主动的,积极的。

在与上级沟通前一定要预先有答案和解决方法。

对各个答案和对策一定要有优劣对比和可能出现的后果和风险评估。

和上级沟通不一定非要在办公室或会议室,只要有机会,任何时间和地点都可以和上级沟通。

要注意和上级沟通尽量简化语言和重点,对自己的工作和业务主动提出改善计划。 

 

◆水平沟通渠道

其要点是尽量能做到开诚布公,设身处地,换位思考。

决策阶层之间的沟通,管理阶层的信息沟通,各分支和部门之间的沟通,员工之间的沟通,都属于水平沟通。

水平沟通目标是互相配合,提高协作效能,克服本位主义和山头主义倾向,使企业各个部门之间相互了解,有助于培养整体观念和合作精神。

当部门之间出现问题的时候,很多企业中层认为是部门职责和权限划分的问题,而忽视水平沟通的重要性。

水平沟通往往有一定困难,如果能避免以自我部门为中心而忽视其他部门的价值,用真诚且比较适宜的方式,来表达自己的意见,需求和感受,沟通才有效。

所以企业内部的组织架构设置,沟通环境和企业文化环境的持续优化才会让水平沟通渠道保持顺畅。

二:沟通机制的常用形式

◆口语形式

做为最常用的沟通形式,自信,诚意,开放,幽默,机智,友善等是有效沟通的特质。

◆员工会议

针对具体问题,利用会议形式鼓励大家发表意见,由一定范围内的管理人员和普通员工共同参加,实行不同等级的成员直接接触,直接沟通。

◆建制度,建平台

经常性的沟通制度,帮助增强员工的向心力和凝聚力,员工就会热心参与公司的一切事务,保持心情舒畅,提高工作效率。

如接待日,意见箱,物质奖励,定期召开分析会,座谈会等。

创造一个与员工平等交流沟通的平台,倾听员工的心声,采纳员工提出的合理建议,化解员工的思想疑虑,交流对职业的认识及观点,引导员工树立正确择业观,事业观,价值观,同时发现运营和管理中存在的弱点,盲点等。

◆文字形式

当信息必须广泛传播或信息必须保留时,以报告,备忘录,信函等文字形式进行沟通,采用文字形式沟通要注意:明确清晰,文字简洁,合理组织。

◆其它形式

电子邮件,专栏论坛,语音信箱,小组会,团队活动,餐会,郊游,唱歌等正式或非正式地沟通等。

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