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管理人员高效授权

2010-01-19   彭小东
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企业管理重在授权,授权是管理人的重要任务之一。若授权得当,所有参与者均可受惠。彭小东老师认为每一次授权都可能获得最好的成效,不论是每天例行的事务,还是任命领导人等重要的工作。在授权过程中的所有层面,从决定授权项目及其优先级、选择受任人员,到发现困难及预估风险等。如何鼓舞士气、发挥团队力量、建立部属的忠诚度,以及如何给予并得到回馈;但管理人员如何做到高效授权,彭小东老师在很多地方做企业管理培训时,对大家做了以下的一些阐述:

一.了解授权

有效的授权是一项重要的管理技巧。为获得最佳成效,你必须知道授权的益处,并辨认出阻碍成功的事物。

1.使用授权能使你自己、部属及公司获益。

2.回顾检视时保持正面态度──期待听到好消息。

3.即使别人对你所委派的人选有所犹疑,你也要对他显露信心。

4.使用授权管理可以激励员工、建立自信、减轻压力。

5.每天拨出足够的时间关注长期性的计划。

6.确信你有培养、引导他人的经验。

7.若授权不奏效,应自问:“我哪z里做错了?”

8.切莫因你做得比较好就事必躬亲──这是很糟糕的管理方法。

9.有效的授权可强化你的业务表现。

10.信任你的部属,他们必也信任你。

11.期望部属的表现至少达到你的水准。

12.鼓励自称工作过量的人记日志。

13.愈常放手交办工作,你就愈善于放手交办工作。

14.藉交办的工作项目训练下属。

15.若你常说:“我时间不够”,这说明你的组织能力差。

16.务必充分地下放权力而不要紧握不放。

17.迅速有效地处理没有根据的谣言。

18.用人不疑,疑人不用。

19.把感觉资料化,并客观地分析。

二.有效授权

成功的授权者通常是学有专精且自律严谨的管理人,他们能够有效地选出可交办的工作项目,适当地监督被授权者,同时给予正面的回馈。

20.勿让他人给你增添不必要的工作。

21.每隔三至六个月,检视并修改一次你的时间表。

22.尽可能只参加与工作有直接关系的会议。

23.若无法在数周前把会议安排好,这就表示你授权不够。

24.不要把简单事务列于较繁重工作之前。

25.不要企图在一天内完成七件以上的工作。

26.养成挑战长期性的例行事务的习惯。

27.时时审慎注意那些绝不能交给部属办理的重要事务。

28.你的思考时间恰如一场会议,须详加规划,列出议程及时程表。

29.拨出足够的时间和精力以拟定有机构的计划和架构。

30.培养善于解决难题的人才以备紧急授权之需。

31.在计划需交办的工作时就开始考虑可委派的人选。

32.确信每一位被授权者都能得到充裕的支持与后援。

33.确保你对受任部属能力的评估是有根据的。

34.不管甚么时候发生错误,都要支持你所委任代表。

35.若受任者没有你的忠告而能将工作做好,不要给予忠告。

36.挑选能坦诚说出不同意见的受任者。

37.必须使被授权者明了其责任和义务。

38.以书面形式确认职责范围。

39.鼓励成员分工合作,形成紧密的合作关系。

40.培育恭贺成功但不指责失败的公司文化。

41.确定书面资料能传至所有相关成员面前。

42.切勿接受职务代表人的自贬自抑。

43.当被授权人求助你的专业时,务必乐于协助。

44.切不可让你的职员承担过量工作。

45.说明时尽可能把目标解释准确。

46.撰写给予受委任者的说明表时,不要设立太多限制。

47.将计划报告纳入说明书中。

48.务必使受任者充分明了并同意该说明书。

49.说明书定案前先与受委任部属进行沟通。

50.指派工作责任时不要犹豫──要积极正面。

51.考量说明书的正负面观点后再定案。

52.若被指派者在说明会议上持负面态度,这项指派便须重新考虑。

53.受任者接受任务后,你应不断地给予鼓励。

54.受任部属报告任务进度时,询问他的新意见。

三.监督过程

成功的授权必须具备有效且反应迅速的管控系统,以此系统监督受任部属及任务的进度。

55.监督任务时,一定要密切注意经验不足的被授权者。

56.运作时应假设每个阶段都可做得更好。

57.切勿让忧心忡忡的受任者独自面对坏消息。

58.冒险时切勿孤注一掷:依机率分析你的判断,然后才采取行动。

59.替受任者预测可能会发生的问题。

60.设定应变措施以防不慎。

61.应迅速撤换犯了好几次严重错误的受任者。

62.称赞受任部属的优越表现。

63.与其它团队起开会时,对所有代表应一视同仁。

64.以行动协助受任者创造新的思维。

65.须注意,有时助人的态度会被误解为干预。

66.定期会晤以便双方互给回馈、意见,但次数不可太频繁。

67.找出以卓越绩效令你印象深刻的部属。

68.必要时,才考虑使用外在资源。

69.既已把工作交给部属,就不要干预其做法。

70.若须收回某项已交派的工作,应先z着手寻找合适的负责人选。

71.检讨过程务必简短明晰、结构完整。

72.不要让受任者因出现问题而丧志。

73.务必使检讨步骤以建设性的模式进行。

74.管理所有阶层的部属时,使用肯定与客气的语言。

75.只在绝对需要时才召开临时检讨会。

76.要亲笔手写称赞部属的字条,不要打字。

77.嘉许为工作付出的每一份心血、努力,并予以奖赏。

78.事情发生差错时,想办法找出解决之道──而非代罪羔羊。

79.如果受任者没有处理好任务,试z着再给他一次机会。

80.遭逢麻烦时,分析你自己的作法。

81.在大幅修改任务交代说明时,考虑所有牵涉到的层面。

82.与受任者讨论其执行任务时的表现,态度应诚恳公开且具建设性。

83.部属隐瞒或否认犯错时,管理人的态度须坚定。

84.以失败为学习工具,增进你的管理技巧。

85.检讨你的任务说明是否是严重错误的起因。86.记载曾犯的错误及吸取的教训供未来参考。

四.增进授权技巧

授权过程实际上是提升你自己及部属职能的最好机会。你可藉此激励、评估各阶层部属的表现。

87.训练部属成为全方位的职场能手。

88.让自己受到充分的训练,为员工接受培训树立榜样。

89.切勿低估受任者的资质。

90.每周一定要拨出时间用于教导主要的受任者。

91.若有人对奖励制度不满,查明原因。

92.设定切合实际的目标,并配合实际状况作弹性调整。

93.你不在时可请资深员工注意代理人的表现。

94.你应很有把握地向员工宣告委任代理人这件事。

95.安排充裕时间用于研究开发新的思维。

96.替自己安排每周或每月的读书计划并确实执行。

97.若发觉自己在管理领域有空白处,填满它。

98.取他人之长,增强自身的能力。

99.培养在任何时候都能与上司坦白沟通的习惯。

100.自问十年后希望自己在哪里,规划通往目的地的道路。

101.别隐藏你的野心──让上司知道你想达致的目标……。

(未完待续.根据彭小东老师部分授课内容整理;版权归彭小东老师所有)

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